当社が力を入れている取り組みに“環境整備“というものがあります。
“環境と整える“という視点からさまざまな課題にチャレンジしていますが、身近な所でも「整理整頓」を徹底しています。

 今回取り掛かったのは、実際にオフィスで使用しているファイルの整理整頓です。

＜before写真＞

これまでは、経理・総務・採用・請求の4つの業務をピンク1色でファイル分けされていました。これは、使用するのが女性スタッフのみだったため可愛らしくピンクで統一していた為です。この状態でもそれほど不便に感じる事はありませんでしたが、より効率的に使いやすくする為にはどうしたら良いのかを考えてみました。

 

＜after写真＞

1. 書類の整理・見直し

まず取り掛かったのは、ファイルの中身を一から整理する事でした。この書類は必要なものなのか、保存すべきかを確認し不要なものは破棄する事でボリュームを減らす事が出来ました。

2.  業務内容を4つに色分け

青…経理／黄…請求／ピンク…総務／給与…緑

主要業務の4つをそれぞれ色分けする事によって、書類の保存先ミスの軽減や管理がスムーズになりました。

 
3. ファイルと収納場所に番号を振る

普段業務にあたる際は、各自がデスクでファイルを開き作業する事になります。その為、どのファイルが使用中で使った後はどこに戻せばいいのか一目瞭然となり「時短」に繋がりました。

 

整理整頓は色々なやり方があると思います。綺麗に整っている事はもちろんですが、オフィスで大切なことは「誰でも簡単に見つけられる」「誰が使っても同じである」という事です。担当者が不在だからと言って、やるべき仕事が滞ってしまう様ではあらゆる業務に支障が出てしまいます。

少しの準備や取り組みによってより快適で円滑に業務が遂行出来る様になれば、仕事の効率アップはもちろん、ミスも減りますし何よりモチベーションが上がります。

 少しの工夫が大きな変化や成果をもたらすことだと信じて、これからもしっかり「整理整頓」に取り組んでいきたいと思います。